De database heeft verschillende invalshoeken. U kunt zoeken op familienaam, scheepsnaam of woonplaats. Heeft u een persoon gevonden, dan kunt u verder zoeken naar het schip waarop hij gevaren heeft, maar ook naar de overige bemanningsleden. En heeft u een schip gevonden, dan kunt u ook de daarbijhorende bemanning vinden. Daarbij geldt dat als niet zeker is wat de bron aangeeft, bijvoorbeeld bij onbekende plaatsnamen, de tekst in de bron letterlijk kan zijn overgenomen. Die staat dan tussen aanhalingstekens. Als er tenminste een vermoeden bestaat over de inhoud, bijvoorbeeld doordat er meerdere vermeldingen in de database te vinden zijn, kan de tekst tussen haken zijn geplaatst. Bij vierkante haken bleek de informatie in de bron door schimmelwerking, verkleuring van de inkt of een andere oorzaak tijdens het invoeren niet meer leesbaar. In sommige gevallen was wel goed leesbaar wat de bron aangaf, maar is dat niet overgenomen. Dat geldt voor niet correct doorlopende nummeringen, in de database vermeld onder “monsterrol”, vermeldingen van gages in een buitenlandse munteenheid en onduidelijke tonnematen voor schepen, bijvoorbeeld doordat op dezelfde pagina vermeldingen staan in zowel lasten als tonnen of kubieke meters en niet helder is waar de andere opgaven op die pagina bijhoren. Ook als lonen niet konden worden herleid tot maandgages zijn ze niet overgenomen. Dat geldt voor gages per voltooide reis, een beloningsvorm die zo nu en dan wordt vermeld. De opgegeven maandgages zijn in guldens, de scheepsgrootte in tonnen.

Afsluitend nog twee tips, voor bij het zoeken via de achternaam of woonplaats. In de ruim honderd jaren die deze database beslaat, zijn namen niet altijd op dezelfde wijze opgeschreven. Wie er zeker van wil zijn alle mogelijkheden te hebben onderzocht, doet er goed aan om verschillende spellingsvormen te proberen, bijvoorbeeld Akkerman, Ackerman en Akkermann. Dat geldt ook bij voornamen, zoals Hendrik, Hindrick en Hendrich. Achternamen met een voorvoegsel, zoals "van der Molen" zijn te vinden door het voorvoegsel achter de naam te zetten: "Molen, van der". Daarbij is het voorvoegsel in de bron soms afgekort en dan ook in de database. Wie per land namen wil zoeken, kan in het veld “woonplaats” alleen de landcode tussen haken invoeren, bijvoorbeeld “(D)”. U krijgt dan alle bemanningsleden uit dat land te zien, als u dat wilt geordend per woonplaats. Een tabel met de in de database gebruikte landcodes volgt hieronder.

Afkortingen van landnamen
(A) Oostenrijk (F) Frankrijk (NL) Nederland
(B) België (FIN) Finland (PL) Polen
(C) Cuba (FL) Liechtenstein (RCH) Chili
(CH) Zwitserland (GB) Groot-Brittannië (RI) Indonesië
(D) Duitsland (IRL) Ierland (RUS) Rusland
(DK) Denemarken (L) Luxemburg (S) Zweden
(E) Spanje (LV) Letland (USA) Verenigde Staten van Amerika
(EST) Estland (N) Noorwegen .

Copyright © 2010 Noordelijk Scheepvaartmuseum Groningen. Alle rechten voorbehouden